Waarom grip op IT zoveel rust geeft
Als ik bij ondernemers binnenkom, hoor ik vaak dat IT voelt als een ongrijpbaar ding waar je vooral last van hebt. Het kost geld, het moet vervangen worden, het werkt soms niet zoals je wilt… en toch kun je er niet zonder. Maar wat mij opvalt, is dat veel frustratie helemaal niet komt door de techniek zelf, maar door het gebrek aan overzicht. Zodra je weet waar je op moet letten, verdwijnt er meteen een hoop onrust. Ik merkte door de jaren heen dat dezelfde vragen en problemen steeds terugkomen. En daarom deel ik graag de tien dingen waarvan ik zie dat ze voor bijna iedereen een wereld van verschil maken.
Begin bij veiligheid, altijd
IT start bij beveiliging. Niet sexy, wel noodzakelijk. Veel bedrijven hebben wachtwoorden die jaren meegaan, accounts die nog openstaan voor oud-medewerkers en een wifi-netwerk dat half de straat mee kan gebruiken. Dat voelt misschien onschuldig, maar het is precies waar problemen ontstaan. Goede beveiliging is geen technisch hoogstandje, maar een kwestie van aandacht, duidelijke afspraken en simpele gewoontes. Het begint altijd bij mensen, niet bij firewalls.
Zorg dat je niet afhankelijk bent van één partij
Ik zie het zo vaak gebeuren, een bedrijf werkt met één leverancier die alles heeft ingericht. Tot er een conflict ontstaat of iemand stopt met leveren. Dan blijkt ineens dat niemand anders weet hoe het systeem in elkaar zit. Dat is geen technisch risico, maar een strategische fout. Je moet altijd de ruimte houden om te kunnen overstappen, advies te vragen of een second opinion te krijgen. Onafhankelijkheid geeft je vrijheid én zekerheid, ook in IT.
Lees je leveringsvoorwaarden (ja, echt)
Ik weet dat niemand staat te juichen bij het lezen van leveringsvoorwaarden, maar ik kom regelmatig situaties tegen waarin ondernemers dachten dat bepaalde service was inbegrepen, die dat helemaal niet bleek te zijn. Downtime in het weekend is bijvoorbeeld niet erg als je toch geen levering hebt, maar dat moet wel ergens zijn vastgelegd. Het zijn precies dit soort details die later veel gedoe kunnen besparen.
“Grip op IT begint niet met tools of dashboards, maar met overzicht, afspraken en iemand die de regie pakt.”
Haal regelmatig iemand naar binnen om mee te kijken
Je hoeft niet alles zelf te weten. Niemand verwacht dat je een IT-specialist bent. Wat wél slim is, is af en toe iemand vragen om je systeem, processen en contracten door te lichten. Niet omdat je leverancier zijn werk niet goed doet, maar omdat een frisse blik altijd dingen ziet die je zelf over het hoofd ziet. Het geeft rust, duidelijkheid en vaak ook verrassend snelle verbeteringen.
Weet waar je staat, nu en over een jaar
Ik zie vaak dat bedrijven wel doelen hebben, maar geen idee hebben hoe hun IT daar precies in past. Terwijl IT altijd meegroeit of je wilt of niet. Alles wat je vandaag koopt, is over een paar jaar weer aan vervanging toe. Dat is geen probleem, als je het maar weet. Wanneer je duidelijk hebt waar je staat,wat verouderd is en wat binnenkort aandacht nodig heeft, kom je nooit voor verrassingen te staan.
Geef je hardware en software een ‘levenscyclus’
Life cycle management klinkt ingewikkeld, maar het betekent simpelweg dat je plant wanneer iets aan vervanging toe is. Computers, servers, licenties… ze blijven niet eeuwig meegaan. Door vooraf te bepalen wanneer iets vernieuwd moet worden, voorkom je noodgrepen en paniekmomenten. Het is veel fijner om een geplande investering te doen dan om halsoverkop iets te moeten regelen omdat iets ineens niet meer werkt.
Doe niet alles tegelijk, hoe verleidelijk ook
Veel ondernemers willen alles in één keer oplossen. En ik snap dat. Het voelt lekker daadkrachtig. Maar in IT werkt het juist het beste als je het stap voor stap doet. Begin met de Quick Wins, pak de pijnpunten daarna aan en werk dan pas naar de grote projecten toe. Zo blijft het behapbaar en voorkom je dat je bedrijf stilvalt omdat je téveel tegelijk wilt veranderen.
Reserveer geld voor je IT, altijd
Een van de meest onderbelichte onderdelen is budgettering. IT kost geld, elk jaar opnieuw. Veel ondernemers schrikken van investeringen omdat ze er niet op hadden gerekend. Maar als je weet dat je elke drie tot vijf jaar moet investeren in hardware, licenties en onderhoud, kun je dat gewoon inplannen. Praat met je financiële man of zet zelf elke maand iets opzij, en je hebt nooit meer dat gevoel dat IT je overvalt.
Blijf kritisch op je bedrijfsprocessen
Bedrijven zijn vaak geneigd om dingen erbij te blijven doen zonder iets weg te halen. Dat geldt voor
medicijnen bij ouderen, maar net zo goed voor IT-systemen. Op een bepaald moment draaien er
processen naast elkaar die bijna niemand meer gebruikt, maar waar je nog wel voor betaalt. Door
regelmatig te kijken of iets nog nodig is, houd je je systeem overzichtelijk en bespaar je geld.
Zeg abonnementen op als ze niet meer nodig zijn
Het klinkt misschien simpel, maar dit is voor veel bedrijven een enorme eyeopener. Licenties, tools, apps, platforms, het stapelt zich door de jaren heen op. En voor je het weet betaal je voor tien systemen waarvan je er misschien drie actief gebruikt. Het is echt de moeite waard om één keer per jaar alles door te lopen en te schrappen wat niet meer nodig is. Je houdt niet alleen overzicht, maar je bespaart ook direct geld.