Je hoopt het nooit nodig te hebben, maar toch…
Wanneer ik ondernemers spreek over incidenten, hoor ik vaak dezelfde reactie: “Bij ons gebeurt dat toch niet?” Maar de waarheid is dat een calamiteit nooit netjes aanklopt. Een stroomstoring, een server die uitvalt, een leverancier die ineens stopt, een hackpoging, noem het maar op. Je kunt het niet voorspellen, maar je kunt er wél op voorbereid zijn. En precies daarvoor bestaat een IT-noodpakket. Niet in de vorm van een hip rugzakje met een zaklamp en een fluitje, maar een set
afspraken, informatie en procedures die je bedrijf draaiend houden als het misgaat.
De basis van een IT-noodpakket: weten wat je écht nodig hebt
De meeste bedrijven hebben geen idee welke IT-onderdelen cruciaal zijn voor hun dagelijkse werk. Als ik vraag welke systemen absoluut niet mogen uitvallen, blijft het vaak even stil. Maar als je niet weet wat essentieel is, weet je ook niet hoe kwetsbaar je bent. Een IT-noodpakket begint met inzicht: welke systemen zijn kritiek voor je bedrijfsvoering, hoe afhankelijk ben je van bepaalde tools en welke processen lopen direct vast bij een storing. Pas als je dat scherp hebt, kun je bepalen wat je moet regelen voor het geval er iets misgaat.
Business Continuity: je bedrijf moet door kunnen gaan
Business Continuity is een term die misschien wat zwaar klinkt, maar het gaat eigenlijk om iets heel praktisch: hoe zorg je dat je bedrijf blijft draaien als er iets misgaat. Dat betekent dat je vooraf moet bepalen hoe lang je zonder bepaalde systemen kunt, welke handmatige noodoplossingen je kunt inzetten en wie welke rol pakt op het moment dat de stress toeslaat. Als je dat niet hebt uitgedacht, ben je in een crisismoment vooral bezig met vragen stellen, terwijl je eigenlijk in actie moet komen.
Disaster Recovery: hoe kom je terug naar normaal
Een calamiteit stopt niet zodra je bedrijf door kan. Je moet uiteindelijk ook weer terug naar een normale situatie. Dat is waar Disaster Recovery binnenkomt. Hierbij leg je vast hoe je systemen worden hersteld, wie je moet bellen, wat de volgorde is en hoelang dat ongeveer duurt. Veel bedrijven denken dat hun IT-partij dit automatisch wel weet, maar verrassend vaak blijkt dat niet zo te zijn. En geloof me, het laatste wat je wilt in een crisis, is ontdekken dat het telefoonnummer van je IT-leverancier niet meer klopt of dat de persoon die alles wist inmiddels ergens anders werkt.
“IT gaat nooit stuk op een goed moment. Het verschil zit ’m in of je voorbereid bent… of pas begint te rennen als alles al plat ligt.”
Schrijf het letterlijk op, in hardcopy
Het klinkt misschien ouderwets, maar een IT-noodpakket hoort gewoon ergens in een kast te staan. Op papier. In een ordner. Als alles eruit ligt, heb je niets aan digitale handleidingen. Je hebt iets nodig dat je kunt pakken in het donker bij een stroomstoring of op een ander moment waarop systemen niet beschikbaar zijn. Hierin staat wie je belt, welke stappen je zet, wat je moet controleren en wat je absoluut niet mag vergeten. Het is zo simpel, maar zo ongelooflijk effectief.
Test het, want papier is geduldig
Wat ik vaak zie, is dat bedrijven wél een soort noodplan hebben, maar het nooit testen. En dan kom je er precies op het verkeerde moment achter dat een telefoonnummer niet meer bestaat, dat een leverancier geen ondersteuning meer biedt of dat de oplossing die je ooit had uitgedacht niet langer werkt omdat je systemen inmiddels anders zijn ingericht. Door één keer per jaar dat rondje te maken, weet je zeker dat alles klopt zodra je het nodig hebt. Een test kost een uurtje. Een echte calamiteit zonder voorbereiding kost dagen.
Waarom dit allemaal zoveel rust geeft
De grap is: een IT-noodpakket is geen paniekdocument. Het is juist een rustdocument. Zodra je weet wat je moet doen als het misgaat, hoef je daar in je dagelijks werk niet meer over na te denken. Je weet dat er iets ligt, dat het klopt en dat jij of je team precies weet wat te doen. En die gedachte alleen al maakt dat veel ondernemers voor het eerst écht ontspannen naar hun IT kijken.